Checkliste Firmenumzug: dein Plan zum Abhaken

Die Verlegung deines Unternehmenssitzes kann mit zahlreichen Hürden verbunden sein. Denn: Nicht nur Organisatorisches will beachtet werden, sondern es gilt auch zahlreiche Vorschriften einzuhalten. Darüber hinaus müssen verschiedene Stellen über den Umzug benachrichtigt werden – und zwar rechtzeitig. Wie du hier einen guten Überblick behalten kannst, verrät dir storabble – deine Vergleichsplattform für Lagerlösungen. Zudem erhältst du hier eine Checkliste zum Abhaken, an der du dich bei der Planung und in allen Umzugsphasen orientieren kannst, um einen klaren Kopf zu behalten.

Das ist bei deinem Firmenumzug von Bedeutung

Der private Umzug stellt für die meisten Menschen gewiss kein Zuckerschlecken dar – da ist es nicht verwunderlich, dass auch der Firmenumzug für Inhaber mit einer Menge Anspannung und Stress verbunden zu sein scheint. Insbesondere, weil der Umzug Betriebs- und Produktionsabläufe zum Stoppen bringt und so auch finanzielle Einbußen verursachen kann. Soll der Betrieb reibungslos weiterlaufen, müssen besonders viele Dinge beachtet werden.

Je größer das Unternehmen ausfällt, desto aufwändiger wird auch der Umzug des Betriebes. Nur gut, dass es professionelle Umzugsteams gibt, die auf Unternehmensumzüge spezialisiert sind. Möchtest du den Umzug deines Betriebes lieber selbst vornehmen, findest du nachfolgend alle Tipps und Tricks, die dir weiterhelfen können. Auch die Checkliste für den Büroumzug kannst du hier finden.

Bonus Tipp: Diese Studie überprüft die Literatur zu Unternehmensverlagerungen aus der Perspektive sowohl des Arbeitgebers als auch des Arbeitnehmers. Es wird untersucht, wie sich Umzüge auf Mobilitätsmuster, Stress und die Bereitschaft zur Umsiedlung auswirken.

Vorbereitung: Das ist fünf Monate vor dem Umzug zu erledigen

Um den Prozess möglichst reibungslos zu gestalten und den Betrieb so schnell wie möglich wieder aufnehmen zu können, ist eine gute Planung wichtig. Für diese solltest du dir auch ausreichend Zeit nehmen. Hier mehr Zeit einzuplanen, ist wichtig, um unvorhergesehene Probleme ohne Stress lösen zu können. Das solltest du rund fünf Monate vor dem eigentlichen Umzug tun:

• Gewerbeummeldung vornehmen: Das Gewerbe im bisherigen Ort muss abgemeldet, beziehungsweise umgemeldet werden. Die Ab- und Anmeldebestätigung des jeweiligen Gewerbeamtes solltest du gut aufbewahren. 
• Mietvertrag kündigen: Mietest du deinen Betriebsstandort, musst du gewisse Kündigungsfristen beachten. In der Regel liegen diese bei drei Monaten, weshalb eine frühzeitige Kündigung sinnvoll ist, wenn du keine unnötigen Kosten tragen möchtest.
• Handelsregister und Finanzamt informieren: Die Änderung der Geschäftsanschrift ist dem Handelsregister zu melden, sofern dein Betrieb bei diesem angemeldet ist. Zudem muss dem zuständigen Finanzamt Bescheid gegeben werden, damit dieses die neue Zuständigkeit ermitteln und eine neue Steuernummer zuteilen kann. 
• Sozialversicherungsträger und Berufsgenossenschaft informieren: Auch diesen Stellen solltest du die neue Anschrift frühzeitig mitteilen, um den Briefverkehr nach dem Umzug vor Ort aufnehmen zu können. 

Zudem gilt es, die Mitarbeiter über die Umzugspläne in Kenntnis zu setzen. Dies sollte möglichst früh geschehen, um nicht für Unmut unter den Beschäftigten zu sorgen. So erhalten Mitarbeiter auch die Chance, sich anderweitig nach einer Stelle umzusehen, passende Verkehrsmittel zum Pendeln auszuwählen oder einen privaten Umzug zu planen, um die Arbeitsstelle weiter wahrnehmen zu können. 

Einrichtung des neuen Standorts schon vor dem Firmenumzug planen

Wichtig ist es auch, dir jetzt schon einmal Gedanken über die Einrichtung des neuen Standortes zu machen. Dies solltest du frühestmöglich starten, um nicht in letzter Sekunde Möbel für deine Mitarbeiter, Maschinen und Co. bestellen und dann lange Wartezeiten bis zur Lieferung überbrücken zu müssen. Stelle dir folgende Fragen, um nichts Wichtiges außer Acht zu lassen:

• Wie können Mitarbeiter Prozesse möglichst effizient durchlaufen?
• Welche Einrichtung ermöglicht eine produktive Arbeitsweise? 
• Welche Artikel werden unbedingt benötigt – und welche nicht?

Beachte auch, dass der neue Standort eventuell noch eine Gefährdungsbeurteilung durchlaufen muss. Das heißt: Im Rahmen der Beurteilung musst du auch neue Brandschutzvorkehrungen treffen und vor Ort umsetzen. Falls nicht vom Vermieter des Standortes angefertigt, müssen Brandschutzpläne, Flucht- und Rettungspläne und weitere Aushänge erstellt werden. Auch dies kann einige Wochen dauern, weshalb du dich schon jetzt darum kümmern musst. 

Wichtig: Am neuen Arbeitsplatz sind die Mitarbeiter sofort zu unterweisen, was die Evakuierung des Arbeitsplatzes, Brandschutz- und Erste-Hilfe-Maßnahmen angeht.

Firmenumzug Checkliste: Das ist drei Monate vor dem Umzug zu tun

Einige organisatorische Dinge sind nun erledigt – aber noch nicht alle. Auch der Agentur für Arbeit, den Geschäftsbanken und Versicherungs- oder sonstigen Geschäftspartnern muss nun der Umzug deiner Firma mitgeteilt werden. Danach gilt es, deine Webseite (beziehungsweise deren Impressum) und Geschäftspapiere mit der neuen Adresse zu versehen. Jetzt kannst du auch neue Visitenkarten für dich und deine Mitarbeiter bestellen, um diese rechtzeitig zu erhalten.

Der wohl wichtigste Schritt: Vergiss nicht, dir jetzt unverbindliche Angebote von Umzugsunternehmen einzuholen. Je früher du das tust, desto besser fallen die Offerten in der Regel auch aus, da die Unternehmen selbst mehr Zeit zur Planung erhalten. Um Stress zu vermeiden, kannst du auf Anbieter mit Services wie dem Abbau und Aufbau deiner Büromöbel oder Produktionsanlagen setzen. Die Services kosten zwar mehr, ermöglichen aber eine nahezu sofortige Wiederaufnahme der Betriebsprozesse am neuen Standort. 

Checkliste für den Umzug deines Büros – was steht unmittelbar vor dem Umzug an?

Nun beginnt der eigentliche Umzug: Dinge, die deine Mitarbeiter in nächster Zeit nicht benötigen, kannst du bereits verpacken. Das kann ein Teil der Akten sein, oder auch Produktionsmaterial und einen Teil des Mobiliars. Mietest du den neuen Unternehmensstandort frühzeitig an, kann der Transport erster Artikel bereits erfolgen – ohne dass die eigentliche Arbeit unterbrochen werden muss. 

Beschaffe nun auch Verpackungsmaterial, welches das Transportunternehmen am Tag des Umzuges verwenden kann oder dir zur weiteren Vorbereitung dienen soll. Stelle einen Nachsendeauftrag bei der Deutschen Post und beantrage überdies ein Halteverbot am alten und neuen Unternehmensstandort. Dann kann es mit dem Umzug eigentlich auch schon losgehen!

Ein Tipp: Selbst die am besten organisierten Transportunternehmen können Artikel verlieren oder verlegen. Packe daher eine Notfalltasche mit deinem Arbeitsgerät, wichtigen Dokumenten und Kontaktdaten deiner Kunden, um in diesem Fall wichtige Schritte von deinem Zuhause aus vornehmen oder Probleme lösen zu können. Die Checkliste für deinen Firmenumzug kannst du hier herunterladen. 

Mit storabble Lagerraum in der Nähe entdecken und den Firmenumzug erleichtern

Möchtest du den Betrieb so schnell wie möglich wieder aufnehmen, kannst du dir den Umzug mit externem Lagerraum erleichtern. Denn: Hier kannst du Arbeitsgeräte, Akten und Rohstoffe unterbringen, um dich am neuen Standort erst einmal auf das Wesentliche konzentrieren zu können. Anstatt alle Artikel vor Ort abzuladen und Chaos vorherrschen zu lassen, kannst du erst einmal Pläne schmieden, wie sich der Betriebsablauf im neuen Unternehmenssitz besonders effizient gestalten lässt.  

Mit storabble wirst du dabei schnell fündig, wenn es darum geht Lagerraum in der Nähe zu mieten geht. Ob in Deutschland oder in der Schweiz (Lagerraum mieten in der Nähe Schweiz) – hier findest du alle umliegenden Lagerräume auf einen Blick. Durch die Filtermöglichkeiten kannst du die Angebote ohne Umstände miteinander vergleichen, um die wirtschaftlichsten Optionen für dein Unternehmen zu entdecken.

Häufig gestellte Fragen