Akten einlagern: So schaffst du mehr Ordnung in deinen Dokumenten

Betriebliche Pläne und Vorgehensweisen werden allesamt genau dokumentiert. Daher sammeln sich im Laufe der Jahre auch zahlreiche Akten an, die für längere Zeit sicher verwahrt werden müssen. Zudem müssen die Akten gut organisiert werden, damit sie bei Bedarf leicht zu finden sind. Dementsprechend kommt allein bei der Einlagerung von Akten eine Menge Arbeit auf Unternehmer und Unternehmerinnen zu. Diese kannst du dir erleichtern, wenn du beim Akten einlagern von Anfang an auf die richtige Organisation achtest und einen geeigneten Archivraum wählst. Tipps und Tricks findest du bei storabble – deiner Vergleichsplattform für Lagerlösungen.

Die drei Grundpfeiler der sicheren Einlagerung von Akten

Möchtest du deine Akten einlagern, musst du im Wesentlichen drei grundlegende Voraussetzungen erfüllen. Nur so kannst du sicherstellen, dass die Akten nicht beschädigt werden, vergilben oder schimmeln – und damit nicht mehr lesbar wären. Wähle also einen Lagerraum aus, der diese Voraussetzungen erfüllt:

• Sauberkeit: Das Aktenlager muss besonders sauber sein und sich bei Bedarf leicht reinigen lassen. Staub und Schmutz locken Schädlinge an, die den Akten schaden könnten – beispielsweise Papierfische. Dementsprechend sind Akten auf dem Dachboden oder im Keller weniger gut aufgehoben.
• Dunkelheit: Der Archivraum sollte möglichst gut vor UV-Strahlung schützen. Diese lässt das Papier vergilben und kann unter anderem dafür sorgen, dass die Schrift nicht mehr gut lesbar ist. 
• Trockenheit: Möchtest du Akten sicher einlagern, sollte in dem Archivraum eine konstante Temperatur zwischen 15 und 20 Grad herrschen – und zudem keine Luftfeuchtigkeit von mehr als 60 Prozent bestehen. Hohe Luftfeuchtigkeit lässt das Papier wellen und verkleben, aber auch die Schimmelbildung ist in dem Fall möglich.

Mit storabble kannst du Archivräume in der Nähe finden, die die genannten Voraussetzungen problemlos erfüllen. Die Lagerlösungen lassen sich in ganz unterschiedlichen Größen nutzen, sodass sie deinem Bedarf gerecht werden können. Auch Self-Storage-Boxen mit nur einem Quadratmeter Größe können in Frage kommen, wenn du keine allzu großen Aktenstapel unterbringen musst. 

So bringst du bei der Einlagerung Ordnung in deine Akten

Du hast den richtigen Archivraum gefunden und möchtest nun mit der Einlagerung deiner Akten loslegen? Dann solltest du deine Akten erst einmal ordnen und ein System finden, das dir dabei hilft, Ordnung zu halten. Denn: Die Aufbewahrungspflicht zu deinen Akten wird nur dann erfüllt, wenn du benötigte Dokumente auf Nachfrage oder bei Bedarf auch wiederfinden kannst. Wie lange du welche Dokumente aufbewahren musst, erfährst du mit storabble ebenfalls – doch hier erst einmal alles Wichtige zur Ordnung deiner Unterlagen:

Statte dein Lager mit Aktenschränken aus	Aktenschränke sind perfekt dafür ausgelegt, mehrere Aktenordner kategorisch geordnet aufzunehmen und lassen sich mit einem Etikett versehen, um dich bei der Suche leichter zurechtzufinden. Die Schränke mit mehreren Schubladen schützen deine Dokumente vor Staub, UV-Strahlung und Schädlingen gleichermaßen.
Passende Aktenordner zum Einhängen wählen	Wähle nun Aktenordner aus, die du in die Schubladen einhängen oder einsortieren kannst. Sortiere anschließend deine Akten nach Datum und für deinen Betrieb oder dich wichtigen Aspekten und nutze Trennblätter, um innerhalb der Ordner mehr Ordnung zu schaffen.
Alte Dokumentversionen aussortieren	Bei einigen Vertragspartnern werden Verträge und Abrechnungen oft mehrfach versandt – beispielsweise im Falle einer Aktualisierung von Daten. Gleiche mehrfach vorliegende Dokumente derselben Art ab und sortiere jene aus, die nicht die aktuellste Version darstellen oder nicht benötigt werden. Du kannst für solche Dokumente einen separaten Ordner anlegen oder die Dokumente vernichten.

Akten jedes Jahr durchgehen

Du solltest deine Akten möglichst jährlich durchsehen und auf ihr Datum prüfen. Hierbei fällt dir sicher auf, welche Unterlagen nicht mehr benötigt werden und entsorgt, beziehungsweise vernichtet werden können. Auf diese Weise vermeidest du, dass du zu viele Dokumente in deinem Archiv unterbringst und für mehr für die Aktenaufbewahrung zahlst als eigentlich notwendig.  

Notizblock und Stift bereithalten

Beim jährlichen Durchgehen deiner Akten solltest du auch einen Notizblock und Stift griffbereit haben. Denn: Beim Sortieren oder Durchsuchen der Dokumente fällt oftmals direkt ins Auge, was an der Aktensortierung und -Einlagerung noch verbessert werden kann. Genau dies gerät im Anschluss aber oft in Vergessenheit, weshalb du dir deine Gedanken beim Durchgehen der Dokumente möglichst sofort notieren solltest. Notizen kannst du dir auch machen, wenn dir auffällt, dass wichtige Akten fehlen oder bereits verblassen. 

Bei der Einlagerung deiner Akten auf den Schutz vor Dritten achten

Aktenschränke sind in deinem Archiv auch von Vorteil, weil sie deine Dokumente vor dem Übergriff Dritter schützen können. Es gibt viele abschließbare Aktenschränke, deren zugehörige Schlüssel du jederzeit bei dir führen kannst. Persönliche oder betriebliche Daten können so nicht von Unbefugten eingesehen oder missbraucht werden. Ein Vorteil ist, dass einige Lagerräume in speziellen Lagergebäuden mit Videoüberwachung untergebracht sind. Achtest du also auf Sicherheit, kannst du mit storabble passende Archivräume wählen. 

Weniger Arbeit mit All-in-One Dienstleistern

Du möchtest dir die Einlagerung deiner Akten erleichtern? Dann kannst du auch auf spezielle Dienstleister setzen, die deine Unterlagen bei dir abholen und für dich lagern. Du zahlst bei diesen lediglich für den tatsächlich durch deine Akten beanspruchten Platz und musst dich nicht selbst um die Unterbringung kümmern. Das spart nicht nur Arbeit und Zeit, sondern unter Umständen auch Personalkosten für deinen Betrieb.

Das spricht für die Digitalisierung deiner Akten

Du bist nicht sicher, ob die klassische Einlagerung deiner Akten das Richtige für deinen Betrieb ist? Dann kannst du die Dokumente alternativ auch digital speichern und auf diese Weise zahlreiche Vorteile nutzen. Die Digitalisierung deiner betrieblichen oder privaten Akten nimmt zwar eine ganze Menge Zeit und Arbeit in Anspruch, ermöglicht dir aber diese Vorteile:

• Du kannst die Dokumente durch Passwörter besser vor Unbefugten schützen
• Deine Akten nehmen digital kaum Platz in Anspruch, sodass du keinen externen Lagerraum mieten musst
• Du behältst durch die Digitalisierung einen besseren Überblick
• Deine Akten können nicht verblassen oder durch Feuchtigkeit beschädigt werden
• Deine Datenträger lassen sich leichter transportieren als schwere Boxen mit Aktenordnern
• Durch den Cloud-Upload kannst du dir und deinen Mitarbeitern ortsunabhängigen Zugriff sichern
• Cloud-Storage schützt deine Daten auch bei Zerstörung deiner privaten oder betrieblichen Räumlichkeiten 
• Du benötigst kein Papier und keine Ordner und kannst dadurch nachhaltiger arbeiten

Wenn du wichtige Dokumente aufbewahren willst, ist zudem leicht, wichtige Dokumente auf mehreren Datenträgern zu speichern und dich so für den Verlustfall abzusichern. Es gibt damit gleich mehrere gute Gründe, über eine Digitalisierung der eigenen Dokumente nachzudenken. Wäge die Vorteile aber gut mit dem Aufwand ab, der mit dem Scannen und Speichern deiner Akten einhergehen und eine Menge Zeit kosten kann. Zudem solltest du bedenken, dass auch bei der Vernichtung digitaler Akten nach Ablauf der Verwahrungspflicht sichergestellt werden muss, dass sensible Daten wirklich unzugänglich gemacht werden. 

FAQs: Häufig gestellte Fragen & Antworten zum Thema Akten einlagern