Effektive Aktenaufbewahrung: Tipps und Wissenswertes rund um das Aktenlager

Während die meisten privaten Unterlagen etwa drei Jahre aufbewahrt werden sollten, müssen sich Unternehmer rund um betriebliche Dokumente mit deutlich längeren Fristen herumschlagen. Dadurch kommen schnell Aktenberge zustande, über die du mit Hilfe des richtigen Systems nicht nur einen guten Überblick haben solltest. Auch die richtige Aufbewahrung der Akten muss bedacht werden. Was dabei beachtet werden sollte und was der beste Lagerungsort für deine Akten ist, kannst du mit storabble, deiner Vergleichsplattform für Lagerräume, nachfolgend erfahren.

Welche Dokumente müssen aufbewahrt werden – und wie lange?

Gewisse Unterlagen solltest du ein Leben lang sicher und griffbereit aufbewahren – beispielsweise deine Ausweisdokumente, Eheurkunde und Lohnsteuerkarte. Doch es gibt ganz verschiedene Arten von Dokumenten, die im Alltag anfallen – und von dir länger aufbewahrt werden sollten. 

In Paragraph 14b Abschnitt 1 Seite 5 Nummer 1 des UstG wird beispielsweise festgelegt, dass Rechnungen oder Belege für steuerpflichtige Leistungen mindestens zwei Jahre aufzubewahren sind. Für gewisse Unternehmen wird in Paragraph 257 Abschnitt 4 des HGB wiederum festgelegt, dass einige Dokumente mindestens zehn Jahre aufbewahrt werden müssen (beispielsweise zum Inventar). Die meisten Selbstständigen wiederum können sich Papierberge dank der Einnahmenüberschussrechnung auf Dauer sparen. Damit du einen besseren Überblick hast, kannst du hier einsehen, welche Regelungen und Empfehlungen für dich wichtig sein könnten: 

Mindestdauer der Aufbewahrung	Art des Dokuments
Zwei Jahre	– Gehaltsabrechnungen – oder zumindest so lange, bis deine Lohnsteuerbescheinigung richtig vorliegt – Rechnungen (von Handwerkern beispielsweise), um etwa Gewährleistungsansprüche durchsetzen zu können – Garantieunterlagen, um nach dem Kauf von Geräten Reklamationen durchführen zu können
Drei Jahre	– Kontoauszüge und Belege zu Überweisungen – Mietverträge, Nebenkostenabrechnungen – Versicherungspolicen (Aufbewahrungsdauer wird hier erst ab Ablauf der Versicherungsdauer gezählt)
Vier Jahre	– Steuerunterlagen (außer dem Steuerbescheid)Belege für das Finanzamt
Sechs Jahre	– Wenn du Immobilien vermietest, solltest du Handwerkerrechnungen sogar länger aufbewahren – Liegt dein Einkommen über 500.000 Euro, müssen Steuerunterlagen und -Belege ebenfalls länger aufbewahrt werden
Zehn Jahre	– Steuerbescheide

Das sind die optimalen Voraussetzungen zur Aktenlagerung

Ob du nun zuhause ein Aktenlager einrichten oder alternativ Archivraum mieten möchtest – zur optimalen Aktenaufbewahrung müssen einige Voraussetzungen erfüllt werden. Denn: Die Dokumente können durch Feuchtigkeit leicht beschädigt werden und lassen sich im schlimmsten Fall nicht mehr deutlich lesen. Als Nachweis kommen sie im Streitfall daher nicht mehr in Frage. Welche Voraussetzungen müssen also gegeben sein, damit du deine Aktenlagerung richtig vornehmen kannst?

• Trockenheit: Wie bereits erwähnt, solltest du deine Akten unbedingt vor Feuchtigkeit schützen. Im Keller lagern solltest du die Akten daher nur, wenn dieser wirklich trocken ist und auch bei Starkregen nicht geflutet wird. Werden Dokumente feucht, wellen sie sich – zudem kann die Tinte verblassen. Die Seiten können aber auch aneinanderkleben oder schimmeln. Nass gewordene Akten zu retten, ist mit Zeitaufwand und hohen Kosten verbunden. Daher ist es besser, von Anfang an auf das richtige Aktenlager zu achten.
• Dunkelheit: Auch direkte Sonneneinstrahlung ist für Dokumente schädlich. Durch sie können die Seiten vergilben, aber auch Schriften schnell verblassen und unleserlich werden. Der gewählte Lagerraum zum Akten Einlagern sollte also ohne Fenster daherkommen oder sich abdunkeln lassen. 
• Sauberkeit: Selbstverständlich ist auch ein sauberes Aktenlager von Bedeutung. Schmutz kann nämlich Flecken auf den Dokumenten hinterlassen, aber auch Schädlinge anziehen. Wenn du die Unversehrtheit deiner Akten sicherstellen willst, solltest du den Raum zur Aktenlagerung vorab genau prüfen oder notfalls reinigen. 
• Frei von Schädlingen: Mäuse, aber auch Motten und Papierfische können deine Akten anfressen und damit wichtigen Dokumenten schaden. Daher ist es wichtig, auf die Sauberkeit des Lagers zu achten und die Akten regelmäßig von Staub zu befreien. Gegen Papierfische kannst du Sprays einsetzen, die die Ur-Insekten abtöten. 
• Überwacht: Da deine Akten sensible Daten enthalten, solltest du einen Lagerraum in Gebäuden mit Überwachung wählen. Auch passende Alarm- und Brandmeldetechnik ist hierbei von Bedeutung. 

Mit storabble kannst du die verfügbaren Lagerräume in der Schweiz und Deutschland umfassend miteinander vergleichen, um das Richtige für deine Aktenlagerung zu finden. Dabei kannst du auch nach Lagertyp wie etwa Self-Storage-Boxen filtern, um dich besser unter den Angeboten zurechtzufinden. 

Dieses Klima solltest du für dein Aktenarchiv wählen

Das Klima ist ebenso ausschlaggebend, wie Trocken- und Dunkelheit in deinem Aktenlager. Ideal ist es, wenn du deine Dokumente in Aktenordnern und -Boxen bei rund 18 Grad Celsius Raumtemperatur lagern kannst. Dein Lager sollte zudem eine Luftfeuchtigkeit zwischen 45 und 55 Prozent aufweisen – dann sind deine Unterlagen dauerhaft sicher.

Wichtige Tipps zur Aktenaufbewahrung

Ob du nun private Unterlagen richtig lagern oder unternehmerische Akten einlagern willst – mit den nachfolgenden Tipps vermeidest du Schäden an den wichtigen Dokumenten noch besser. Weil das Ordnen der Dokumente nicht gerade zu den spannendsten Aufgaben gehört, geraten wichtige Schritte beim Abheften nicht selten in Vergessenheit. 

Büroklammern vor dem Abheften entfernen

Du solltest vor dem Abheften deiner Dokumente unbedingt Büroklammern aus Metall entfernen. Denn: Diese könnten mit der Zeit Rost bilden und deine Dokumente nicht nur beschädigen, sondern auch verfärben. Dies kann sich auf den gesamten Ordner auswirken – insbesondere bei einer sehr langen Lagerungszeit.

Beim Unterbringen auf die richtigen Materialien achten

Bei der Wahl deiner Aktenordner und -Boxen solltest du auf die richtigen Materialien achten. Diese dürfen die Druckerfarbe nicht angreifen, was der Fall ist, wenn die Materialien Weichmacher enthalten. Verzichte daher möglichst auf Klarsichtfolien und Klebestreifen. Es gibt ausreichend Alternativen aus Papier, die du stattdessen verwenden kannst. 

Kontakt mit Desinfektionsmitteln und Fetten meiden

Vermeide es, bei der Handhabung deiner Akten Desinfektionsmittel oder gar Fette (Handcreme beispielsweise) zu nutzen. Auch, wenn es auf den ersten Blick nicht ersichtlich ist, können diese Flecken auf deinen Akten verursachen. Diese wiederum breiten sich bei der Lagerung auf andere Papiere oder sogar Ordner aus. Vermeide es auch, solche Mittel zusammen mit deinen Akten aufzubewahren.

Was spricht für die externe Aktenlagerung?

Es gibt gleich mehrere Gründe, die für eine externe Aktenaufbewahrung sprechen. So können sich für deinen Betrieb wichtige Dokumente schnell ansammeln und eine ganze Menge Platz wegnehmen, den du lieber als Bürofläche oder Ähnliches nutzen möchtest. Da die Kosten für die meisten Lagerräume vergleichsweise niedrig ausfallen, kannst du dir kostengünstig mehr Flexibilität sichern. Für viele Unternehmen ist es von Bedeutung, an teuren Standorten Immobilienfläche für andere Tätigkeiten frei zu halten. 

Häufig gestellte Fragen