Sicherheit und Ordnung: So kannst du wichtige Dokumente aufbewahren

Einige Unterlagen und Dokumente solltest du stets griffbereit haben, um diese im Notfall sichern zu können – beispielsweise bei einem Brand in deinem Zuhause. Doch es gibt viele weitere Papiere wie etwa Steuerunterlagen, die du mehrere Jahre lang aufbewahren solltest – wie das auf sichere Weise geht, kannst du hier nachlesen. storabble – deine Vergleichsplattform für Lagerlösungen – verrät dir auch, welche Ansprüche du an das Lager zum Aufbewahren wichtiger Dokumente stellen solltest. Gleichzeitig findest du hier wichtige Tipps und Tricks zum Thema. 

Optimale Bedingungen zur Aufbewahrung wichtiger Dokumente schaffen

Damit wichtige Dokumente nicht verblassen, unleserlich werden oder vergilben, solltest du bei der Wahl des Lagerortes ein paar Dinge beachten. Möchtest du wichtige Dokumente aufbewahren, sollte der Raum möglichst dunkel sein oder zumindest Bereiche ohne direkte Sonneneinstrahlung bieten können. UV-Strahlung lässt die Dokumente nämlich vergilben und die Schrift verblassen. Je nach Lichtbeständigkeit kann die Tinte schon nach wenigen Wochen weniger gut sichtbar sein.

Der Lagerort sollte zudem trocken sein: Durch Feuchtigkeit wellt sich das Papier und wird auf Dauer angegriffen. Auch hier verblasst die Schrift recht zügig, aber es können auch Schimmelflecken entstehen. Zu guter Letzt solltest du sicherstellen, dass keine starken Temperaturschwankungen herrschen und Schädlinge keinen Zugang zu deinen Dokumenten erhalten. Sorge daher dafür, dass der Lagerort keine Verschmutzungen aufweist, die Schädlinge anlocken könnten. 

Sicher wichtige Dokumente aufbewahren: Tipps und Tricks

Nicht nur die richtigen Voraussetzungen am Lagerort schützen deine wichtigen Dokumente. Du kannst auch einige Tipps beachten, um die Sicherheit bei der Lagerung zu erhöhen und es dir zu erleichtern, Aufbewahrungsfristen auch wirklich einzuhalten. Der erste Tipp an dieser Stelle ist: Greife zu alterungsbeständigem Papier, wenn du Verträge herunterlädst und ausdrucken musst oder Kopien von deinen wichtigsten Dokumenten anfertigst. Das Bundesarchiv empfiehlt hierzu, Papier nach DIN EN ISO 9706 zu verwenden. Du kannst aber auch diese Tipps beherzigen:

• Tinte auf Kassenbons und Belegen verblasst zügig: Fertige daher von diesen mehrere Kopien an oder laminiere besonders wichtige Ausfertigungen direkt nach dem Erhalt
• Fertige eine Dokumentenmappe an: Das Bundesamt für Bevölkerungsschutz und Katastrophenhilfe empfiehlt es, eine Notfallmappe mit den wichtigsten Dokumenten anzulegen und griffbereit zu lagern

In der Notfallmappe kannst du deine Ausweise, Dokumente zu Wertpapieren, deinem Familienstatus und Einkommen, sowie Zeugnisse unterbringen. Am besten ist alles im Original enthalten, damit dir die Unterlagen im Ernstfall als Nachweis ausreichen. Während Notfällen fällt es dir dann leichter, alles Wichtige schnell zusammenzutragen, um beispielsweise flüchten zu können.

Worin kannst du wichtige Dokumente sicher aufbewahren?

In Sachen Sicherheit bei der Aktenaufbewahrung stellt sich auch die Frage, worin du deine Dokumente am besten unterbringst. Du kannst zwischen klassischen Aktenordnern wählen, aber auch Mappen aus Pappe oder gar Boxen. Während für die meisten wichtigen Dokumente ein klassischer Ordner vollkommen ausreichend ist, kannst du die Sicherheit mit Hilfe einer feuerfesten Dokumentenbox erhöhen. Hier lässt sich beispielsweise dein Notfallordner unterbringen, aber auch dein Testament oder betrieblich wichtige Unterlagen werden sicherer aufbewahrt. 

Achtest du darauf, dass die Sicherheitsbox auch abschließbar ist, schützt du deine wichtigen Dokumente bei der Lagerung automatisch auch vor einem Diebstahl. Solche Boxen lassen sich ziemlich günstig einkaufen und in verschiedenen Größen finden.

Lohnt sich die Digitalisierung?

Einige wichtige Dokumente musst du in Papierform aufbewahren – beispielsweise Steuerbescheide, Gerichtsbeschlüsse und Geburtsurkunden. Möchtest du deine Dokumente sicher aufbewahren, kann es sich jedoch lohnen, diese zu digitalisieren. Auf diese Weise kannst du im Ernstfall auf einen Ersatz zurückgreifen. 

Es gibt allerdings weitere Gründe für die Digitalisierung: So kannst du Unterlagen, die nicht zwingend in Papierform aufbewahrt werden müssen, platzsparend lagern und sichern. Teilweise fällt es in digitaler Form sogar leichter, einen Überblick über die Dokumente zu bewahren und diese zu ordnen. In digitaler Form – am besten als PDF – kannst du beispielsweise Rechnungen speichern, Versicherungsverträge (hebe das Original in Papierform dennoch auf) oder auch persönliche Unterlagen wie das Haushaltsbuch. Du benötigst nur einen leistungsfähigen Scanner, etwas Zeit und ein Speichermedium. 

Dokumente im Bankenschließfach unterbringen und vor Diebstahl schützen

Möchtest du die Sicherheit deiner Dokumente erhöhen, kannst du diese auch in einem Bankenschließfach unterbringen. Dieses ist zwar an jährliche Kosten gebunden – allerdings kannst du einen Diebstahl von beispielsweise Wertpapieren, Fahrzeugbriefen oder auch Immobilienkaufverträgen auf diese Weise vermeiden. Auch bei Überflutungen oder einem Brand in deinem Zuhause sind deine wichtigen Dokumente so bestens geschützt. 

Wie lange müssen bestimmte Dokumente aufbewahrt werden?

Einige Unterlagen solltest du länger aufbewahren, um im Falle von Reklamationen oder Streitfällen über Nachweise zu verfügen. Dazu gehören beispielsweise Handwerkerrechnungen und Rechnungen zu anderen Dienstleistungen – diese solltest du mindestens zwei Jahre aufbewahren. Kontoauszüge oder auch Nachweise zu deinen Überweisungen solltest du hingegen drei Jahre lang aufbewahren. Arbeitsrechtliche Unterlagen hingegen müssen fünf Jahre lang verwahrt werden, wenn du dich absichern willst. Für andere Dokumente wie beispielsweise deine Steuerbescheide gilt eine Aufbewahrungsfrist von mindestens 10 Jahren.

Wichtig: Nutzt dein Unternehmen Immobilien für den Eigenbedarf, musst du belegende Dokumente sogar ganze 20 Jahre lang aufbewahren, um dem Finanzamt entsprechende Nachweise erbringen zu können.

Möchtest du Dokumente entsorgen, die älter sind, kannst du diese schreddern oder professionell entsorgen lassen. Gewöhne es dir trotzdem an, die sensiblen Daten vorab zu schwärzen, damit Dritte die Dokumente nicht wieder zusammensetzen und missbrauchen können. 

Mit storabble passende Archivräume finden

Du musst viele wichtige Dokumente sicher aufbewahren und benötigst daher ein wenig mehr Platz? Du suchst nach Archiven, um betriebliche Unterlage sicher zu verwahren? Dann kannst du mit storabble Lagerlösungen in der Nähe entdecken. Von Archivräumen bis hin zu Hobbyräumen werden dir hier alle Lager angezeigt, die dir in Deutschland und der Schweiz zur Verfügung stehen. Entscheide dich für sofort verfügbare Optionen oder Varianten ohne Kündigungsfrist, um besonders flexibel bleiben zu können. Neben Dokumenten sollen auch andere Habseligkeiten untergebracht werden? Auch dann findest du mit storabble die richtige Lagerlösung für deine Zwecke – und das schon ab einem Quadratmeter Lagerfläche! 

Häufig gestellte Fragen