Archivraum mieten

Wenn du ein erfolgreiches Unternehmen leitest, wirst du im Laufe der Zeit eine erhebliche Menge an Dokumenten generieren. Diese Dokumente sind oft von unschätzbarem Wert, da sie wichtige Geschäftsinformationen, Verträge und finanzielle Aufzeichnungen enthalten. Durch das Mieten eines Archivraums stellst du sicher, dass all diese wertvollen Informationen sicher und organisiert aufbewahrt werden.

Wieso du einen Archivraum mieten solltest

Es kann aus unterschiedlichen Gründen Sinn machen, einen externen Lagerraum zu mieten anstatt ein Archiv im eigenen Betrieb zu führen. Mit einem externen Archivraum musst du nicht teure Bürofläche verwenden, um deine Dokumente aufzubewahren. Statt kostbaren Büroplatz mit Aktenordnern und Schränken zu belegen, kannst du diesen Raum für produktivere Zwecke nutzen und deine Dokumente extern lagern .Zusätzlich kannst du einen Lagerraum/Archivraum aussuchen, der deinen spezifischen Ansprüchen an einen Archivraum entspricht: Sicherheitsstandards, Zugangsmöglichkeiten, Lage etc. Bei der Auswahl des richtigen Archivraums solltest du einige wichtige Faktoren berücksichtigen. Der Raum sollte in einer sicheren Umgebung liegen und leicht zugänglich sein. Einige Dokumente sind empfindlich gegenüber extremen Temperaturen und Feuchtigkeit. Ein klimatisierter Raum stellt sicher, dass deine Unterlagen in bestem Zustand bleiben.

Hier kann dir storabble helfen. Mit einer Übersicht über die freien Lagerräume in deiner Region, kannst prüfen, welcher der ausgeschriebenen Räume deinen Ansprüchen entspricht und so findest du einen Lagerraum in der Nähe und kannst ihn als Archivraum verwenden.

Die Anmietung eines Archivraums ist für viele nicht nur eine Frage der Bequemlichkeit, sondern auch der Sicherheit und Effizienz. Es ist eine Investition in die Zukunft deines Unternehmens, die sich in mehrfacher Hinsicht auszahlen kann.

Verschiedene Möglichkeiten, Dokumente extern zu archivieren

Es gibt diverse Möglichkeiten, wie du deiner Archivierungspflicht mit einem externen Archivraum nachkommen kannst. Entweder verwendest du eine Plattform wie storabble, um freie Räume in deiner Nähe zu finden und richtest diesen dann als Archiv ein. Wir haben für diesen Fall einen ganzen Ratgeber darüber geschrieben, was du bei der Aktenaufbewahrung beachten musst.

Alternativ gibt es auch externe Archivanbieter, die dir ein professionelles Archiv als Dienstleistung anbieten. Ein professionell geführter Archivraum bietet höchste Sicherheitsstandards. Von Überwachungskameras bis hin zu biometrischen Zutrittssystemen wird sichergestellt, dass deine Dokumente vor unbefugtem Zugriff geschützt sind. Trotz hoher Sicherheitsstandards sind deine Unterlagen immer dann verfügbar, wenn du sie benötigst. Moderne Archivierungsdienste bieten oft digitalisierte Versionen an, die jederzeit und von überall aus zugänglich sind und als Sicherheitskopie dienen können. Weitere Zusatzdienstleistungen umfassen zum Beispiel die sichere Vernichtung von Unterlagen, die nicht mehr benötigt werden oder Beratung in Fragen der besten Archivierungspraktiken.